La empresa de tecnología, Jatheon Technologies, estima que las empresas canadienses de servicios financieros tendrán que sujetarse a las nuevas reglas de almacenamiento y recuperación de correos electrónicos definidas en el Nacional Instrument 31-103 (NI 31-103).
Entre otros requisitos, el NI 31-103 obliga a las empresas a conservar sus registros, incluyendo mensajes electrónicos, en formatos que puedan ser recuperados rápidamente en caso de que un auditor los solicite. Después de dos años, los registros solicitados se deben entregar en un “período razonable de tiempo”.
Algunas empresas ya han mostrado su preocupación con relación al costo y dificultades para desarrollar un sistema de almacenamiento y recuperación adecuado. Otras empresas están realizando copias de respaldo considerando que esto cubrirá los requisitos. Ambos enfoques son erróneos.
Lo primero que estas empresas deben hacer, es implementar una solución de almacenamiento de correos electrónicos real. Más allá de implementar nuevas tecnologías, cada empresa debe establecer sus políticas de uso y conservación de correos electrónicos.
Jatheon Technologies sugiere lo siguiente como guía: 1) involucrar a toda la empresa, 2) crear una política para conservar correos electrónicos y otra para utilizar esos correos electrónicos, 3) comunicar estas políticas a los empleados frente a frente, y por último, 4) empezar a actuar ahora.
04/02/2009
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